טיפולוג מאפשרת להוסיף, לערוך ולנהל את עובדי הארגון וכן להעניק להם הרשאות מערכת בהתאם לסוג המשתמש שתקבעו עבורם.
לתשומת לבכם, ניתן לקבוע עבור כל עובד כל סוג הרשאה, ועל-כן יש לבחור את סוג המשתמש בקפידה (ראו בהמשך).

הוספת עובד חדש / משתמש חדש

בכדי להוסיף עובד / משתמש חדש במערכת יש להיכנס לטאב "עובדים" > "הוספת עובד/ת" או בתפריט הראשי ללחוץ על "הוספת חדש > הוספת עובד/ת". שדות שם משתמש, שם פרטי, שם משפחה ומייל הינם שדות חובה. מומלץ  למלא את שדה ת.ז בכדי שהעובד בעתיד יוכל גם לבצע איפוס סיסמא בעצמו (בתהליך איפוס סיסמא העובדים נשאלים לת.ז).

לאחר הזנת פרטי העובד, כולל שם משתמש וכתובת דואר אלקטרוני, ישלח לעובד מייל עם סיסמא זמנית והוראות כניסה למערכת.

באמצעות מנגנון הרשאות מיוחדות ניתן לאפשר או להגביל את סוגי המשתמשים לכלל הפעולות במערכת.

במערכת ישנן כמה רמות של משתמשים:

• מטפל - דרגת הרשאה זו מיועדת למטפלים בלבד, או לעובדים שצריכים לתעד פעילויות כלשהן במערכת. משתמש מסוג זה רשאי לצפות בפרטי המטופלים ששויכו אליו בלבד, וכמובן לתעד טיפולים עבור מטופלים אלו ולצפות בהם.
  
• מנחה - הרשאה זו מיועדת למנחים אליהם מקושרים מספר מטפלים. משתמש מסוג זה, רשאי לצפות בכל הטיפולים שתועדו על-ידי המטפלים המקושרים אליו, וכמו כן הוא רשאי להעיר הערות על טיפולים אלו, לאשרם ו/או לנעול אותם (זאת במידה ומנהל המערכת איפשר זאת בהגדרות המערכת).
  
• מנהל - הרשאה זו מיועדת בעיקר למנהלים אדמיניסטרטיביים. משתמש מסוג זה רשאי לבצע את כלל פעולות המערכת בדומה למנהל אדמיניסטרטור, מלבד עריכת הגדרות המערכת ומלבד צפייה ועריכה של נתונים כספיים או תיעודיים.
  
• מנהל אדמיניסטרטור - מנהל מערכת מוגדר בראש ובראשונה כאדם הראשון שנרשם במערכת. הרשאה זו הינה הגבוהה ביותר. משתמש מסוג זה רשאי לבצע את כל הפעולות האפשריות במערכת לרבות צפייה ועריכה של מידע כספי. כמו כן משתמש זה רשאי לייצא את נתוני המערכת ולבצע גיבויים. 
  

ניהול עובד - תחת ניהול עובד קובעים את רמת ההרשאה שאנו נותנים לאותו עובד. ניתן לקבוע אם העובד יהיה חשוף למידע פיננסי ולציין התמחויות (במידה והמרכז הטיפולי כולל ריבוי סוגי מטפלים ניתן יהיה לבצע סינונים על פי שדות של התמחות ותפקידים).

ניהול קבצים לעובד - ניתן להעלות ולנהל קבצים עבור כל עובד.

ניהול תשלומים למטפל - ניתן לקבוע תשלום למטפל על פי סוג טיפול אשר תקף אך ורק למטפל אותו מקימים או עורכים. להגדרה זו לא תהיה נגיעה כלפי שאר המטפלים במערכת.

הוספת שדות לכרטיסי העובדים - תחת הגדרות מערכת בקטגוריית שדות מותאמים אישית ניתן להוסיף עד שני שדות לכרטיסי העובד. הראשון הוא שדה בחירה והשני הוא שדה טקסט פשוט.
בכדי להוסיף שדות אילו יש לסמן וי בתיבה הנבחרת, לתת שם לשדה. במידה ובחרנו להוסיף שדה בחירה עם ערכים, תתווסף טבלת ערכים בשם השדה תחת גלגל השיניים -> טבלאות ערכים.